Gratis-Rechnungsgenerator

So funktioniert es

Geben Sie Ihre Unternehmensangaben, die Daten Ihres Kunden, Rechnungspositionen mit Mengen und Preisen ein und legen Sie bei Bedarf einen Steuersatz fest. Klicken Sie auf „Drucken / als PDF speichern", um eine saubere, professionelle Rechnung zu erhalten. Wählen Sie im Druckdialog des Browsers die Option „Als PDF speichern", um sie herunterzuladen. Alles läuft lokal · Ihre Daten verlassen Ihr Gerät nie.

Häufige Fragen

Kann ich sie als PDF speichern?

Ja. Wenn der Druckdialog erscheint, wählen Sie „Als PDF speichern" (oder unter Windows „Microsoft Print to PDF") als Ziel statt eines physischen Druckers.

Werden meine Daten gespeichert?

Nein. Alle Rechnungsdaten bleiben in Ihrem Browser und werden nirgendwohin übertragen. Wenn Sie die Seite aktualisieren oder den Tab schließen, sind die Daten weg, sofern Sie sie nicht gedruckt oder gespeichert haben.

Kann ich das Aussehen anpassen?

Das Drucklayout nutzt ein sauberes, professionelles und universelles Design. Sie können das erzeugte PDF nach dem Speichern in einem PDF-Editor weiter anpassen.

Eine kurze Geschichte der Rechnung

Die Rechnung im weitesten Sinne, eine schriftliche Aufzeichnung von "X schuldet Y für Z", ist ungefähr so alt wie die Schrift selbst. Die in Uruk (im heutigen Irak) ausgegrabenen und auf etwa 3300 bis 3000 v. Chr. datierten Keilschrift-Tontafeln umfassen Tausende von Verwaltungsaufzeichnungen: Gerstenrationslisten, Viehzählungen, Bierzuteilungen, Übertragungen von Waren zwischen Tempelvorratskammern. Diese sind keine Rechnungen im modernen rechtlichen Sinne, aber sie sind die gleiche Idee: eine dauerhafte Aufzeichnung einer kommerziellen Transaktion durch einen Dritten. Viele der frühesten Keilschrifttafeln sind administrativ und nicht literarisch, die Schrift scheint teilweise erfunden worden zu sein, um nachzuverfolgen, wer wem was schuldete. Der römische Handel verwendete später mit Wachs überzogene Holztafeln (tabulae ceratae) für kurzlebige Geschäftsdokumente, die Vindolanda-Tafeln aus einem römischen Fort an Hadrians Wall (ca. 90 bis 120 n. Chr.) enthalten Rationskäufe und Lieferantenlisten.

Der Wendepunkt für die moderne Rechnungsstellung ist die Veröffentlichung von Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità durch den Franziskanermönch Luca Pacioli in Venedig im Jahr 1494. Pacioli erfand nicht die doppelte Buchführung, venezianische und genuesische Kaufleute hatten sie schon mindestens 150 Jahre vor ihm verwendet, aber sein Buch war die erste gedruckte Abhandlung, die sie systematisch erklärte. Der relevante Abschnitt, "Particularis de computis et scripturis," wird oft als das Gründungsdokument der modernen Buchhaltung zitiert. Paciolis Beitrag bestand darin, drei Bücher zu kodifizieren, die jeder Kaufmann führen sollte: das memoriale (Memorandum), das giornale (Journal) und das quaderno (Hauptbuch). Die Rechnung, wie wir sie kennen, sitzt an der Grenze zwischen dem memoriale und dem giornale: das Quelldokument, das Einträge sowohl in den Büchern des Verkäufers als auch des Käufers auslöst. Paciolis empfohlene Rechnungsinformationen, Datum, Parteien, Artikel, Preise, Zahlungsbedingungen, haben sich in 530 Jahren kaum verändert.

Im 19. Jahrhundert waren vorgedruckte Papier-Rechnungsbücher mit Kohlepapierdurchschlägen die dominierende Geschäftsform. Bis zum frühen bis mittleren 20. Jahrhundert ersetzte NCR-Papier ("no carbon required", chemisch beschichtet) buchstäbliche Kohleblätter, und Traktorzuführungs-Nadeldrucker erzeugten mehrteilige Rechnungssätze direkt aus Buchhaltungssoftware. Das ist die Welt, die uns das 8,5×11"- oder A4-Rechnungslayout gab, das PDFs noch heute emulieren. Electronic Data Interchange (EDI)-Standards, UN/EDIFACT (ab 1987, verwaltet von der UNECE) und das ältere ANSI X12 in Nordamerika, ermöglichten großen Handelspartnern den Austausch strukturierter Rechnungen Computer-zu-Computer ab den 1980er Jahren. EDI funktioniert, aber das Nachrichtenformat ist knapp, schwer für Menschen zu lesen, und teuer zu implementieren, sodass es hauptsächlich ein Fortune-500-Phänomen blieb. Die 2000er und 2010er Jahre trieben die strukturierte Rechnungsstellung in Richtung XML-basierter Formate, insbesondere UBL (Universal Business Language), ein OASIS-Standard, der erstmals als UBL 1.0 im Jahr 2004 veröffentlicht wurde und nun bei UBL 2.4 (veröffentlicht im Februar 2024) steht.

Moderne rechtliche Anforderungen, was eine Rechnung enthalten muss

Vereinigte Staaten: Im Gegensatz zum Großteil der Welt haben die USA kein Bundesgesetz, das vorschreibt, was eine Rechnung enthalten muss. Es gibt keine Entsprechung zur EU-Mehrwertsteuerrichtlinie auf Bundesebene. Was die Rechnungsstellung regelt, ist ein Stapel indirekter Regeln: bundesstaatliche Umsatzsteuergesetze (jeder der 45 Bundesstaaten mit Umsatzsteuer auferlegt eigene Aufbewahrungsanforderungen, typischerweise 4 Jahre); IRS-Publikation 583 (Unternehmen müssen Bücher und Aufzeichnungen führen, die "Ihre Bruttoeinnahmen, Abzüge und Gutschriften zeigen", Rechnungen sind die primäre Belegdokumentation); und die Wayfair-Entscheidung (South Dakota v. Wayfair, Inc., 138 S.Ct. 2080, entschieden am 21. Juni 2018), die änderte, wer staatenübergreifend Umsatzsteuer erheben muss, und damit, wer steuerdetaillierte Rechnungen ausstellen muss. Formular 1099-NEC, 2020 wiedereingeführt, bedeutet, dass Unternehmen, die Auftragnehmer 600 $ oder mehr in einem Jahr zahlen, ein 1099-NEC ausstellen müssen, wobei die Rechnungen des Auftragnehmers als Belegpapierspur dienen.

Europäische Union: Das rechtliche Rückgrat ist die Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (die "Mehrwertsteuerrichtlinie"), angenommen am 28. November 2006. Die Artikel 217 bis 240 regeln die Rechnungsstellung. Artikel 226 listet den obligatorischen Inhalt für eine vollständige Mehrwertsteuerrechnung auf: Rechnungsdatum; fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert; Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten; Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (für B2B innerhalb der EU und Reverse-Charge); vollständige Namen und Adressen von Lieferant und Kunde; Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen; Menge; Lieferdatum (falls vom Rechnungsdatum abweichend); steuerpflichtiger Betrag pro MwSt-Satz plus Einzelpreis ohne MwSt und etwaige Rabatte; angewandter MwSt-Satz; fälliger MwSt-Betrag; für steuerbefreite oder Reverse-Charge-Transaktionen einen Verweis auf den relevanten Artikel der Richtlinie. Die Richtlinie 2014/55/EU (16. April 2014) machte strukturierte elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen in der gesamten EU verpflichtend und erforderte die Veröffentlichung eines gemeinsamen Standards, der zu EN 16931 wurde.

Die europäische E-Rechnungs-Welle (2019 bis 2028)

• Italien, SDI-Mandat (seit 1. Januar 2019 in Kraft). Italien war der erste EU-Mitgliedstaat, der die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B- und B2C-Transaktionen, nicht nur B2G, vorschrieb. Die Plattform heißt SdI, Sistema di Interscambio, betrieben von der Agenzia delle Entrate. Jede Rechnung zwischen italienischen mehrwertsteuerlich registrierten Parteien muss im FatturaPA XML-Format (einem italienischen Profil von UBL/EN 16931) über SdI übertragen werden. Ab 1. Juli 2022 wurde das Mandat auf Rechnungen an/von ausländischen Gegenparteien ausgeweitet.
• Frankreich, Facturation Electronique (Einführung 2026 bis 2027). Ursprünglich für Juli 2024 geplant, durch Artikel 91 des Finanzgesetzes 2024 auf einen gestaffelten Zeitplan verschoben: 1. September 2026, alle französischen Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können, große und mittlere Unternehmen müssen sie auch ausstellen; 1. September 2027, kleine und Kleinstunternehmen müssen ausstellen. Das französische Modell verwendet eine "Y"-Architektur: Rechnungen fließen entweder durch das öffentliche Portal (PPF, betrieben von AIFE) oder durch akkreditierte private "Plateformes de Dématérialisation Partenaires."
• Deutschland, Wachstumschancengesetz (2025 bis 2028). Deutschlands Wachstumschancengesetz, verabschiedet vom Bundestag am 17. November 2023 und Bundesrat am 22. März 2024, umfasst das E-Rechnungs-Mandat. Die gestaffelte Einführung nach §14 UStG: 1. Januar 2025, jedes B2B-aktive deutsche Unternehmen muss eine strukturierte E-Rechnung empfangen können; 1. Januar 2027, Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen; 1. Januar 2028, die Verpflichtung erstreckt sich auf alle verbleibenden B2B-deutschen Unternehmen unabhängig von der Größe. Akzeptierte Formate: XRechnung (deutsche EN-16931-Implementierung, obligatorisch für Bundes-B2G seit 27. November 2020) und ZUGFeRD 2.x.

Der strukturierte Rechnungs-Technik-Stack, EN 16931, PEPPOL, Factur-X / ZUGFeRD

EN 16931-1:2017 (mit nachfolgenden Änderungen) definiert das semantische Datenmodell, was eine "Rechnungsnummer", "Käuferreferenz" oder "Steuerkategorie" bedeutet, unabhängig von der zur Kodierung verwendeten Syntax. EN 16931-2 listet die Syntaxbindungen auf: UBL 2.1 (OASIS) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Der Standard ist das Referenzdokument, das die Europäische Kommission nach Richtlinie 2014/55/EU verlangt. PEPPOL (ursprünglich "Pan-European Public Procurement OnLine," jetzt verwaltet von OpenPeppol AISBL, gegründet 2012, mit Sitz in Brüssel) ist ein Netzwerk von Zugangspunkten, die strukturierte Geschäftsdokumente weiterleiten, am häufigsten Rechnungen im PEPPOL BIS Billing 3.0-Profil, das selbst eine Einschränkung von EN 16931 in UBL 2.1-Syntax ist. PEPPOL ist obligatorisch für B2G in über 30 Ländern (jedes EU/EWR-Mitglied, plus Singapur, das PEPPOL 2018 für sein landesweites InvoiceNow-Netzwerk übernahm, Australien, Neuseeland und Japan, das PEPPOL als Grundlage für sein Qualified Invoice System unter der Verbrauchsteuer-Rechnungsreform übernahm, die am 1. Oktober 2023 in Kraft trat).

Für den praktischen Kleinunternehmens-Fall, das Senden einer Rechnung, die ein Mensch lesen und eine Maschine analysieren kann, ist das hybride PDF-Format die Brücke. Factur-X (Frankreich) und ZUGFeRD (Deutschland) sind im Wesentlichen dasselbe, gemeinsam abgestimmt unter einer 2017-Kooperation zwischen FNFE-MPE und FeRD. Technisch: eine PDF/A-3-Datei (ISO 19005-3:2012) mit eingebettetem XML-Anhang, der EN 16931 entspricht. Das visuelle PDF ist für Menschen; das eingebettete XML ist für die Buchhaltungssoftware des Empfängers. Da PDF/A-3 das Archivprofil ist, das beliebige Dateianhänge erlaubt, erfüllt das Format die Anforderungen an langfristige Aufbewahrung und trägt gleichzeitig maschinenlesbare Daten. Dieses Werkzeug erzeugt ein einfaches PDF, kein Factur-X / ZUGFeRD / XRechnung. Für deutsches oder französisches B2B ab den Daten 2026/2027 und später werden Sie eine dedizierte E-Rechnungs-Plattform wollen, die das strukturierte Format erzeugen kann.

Eine praktische Synthese der erforderlichen Felder

Aus der gemeinsamen Basis von US-Buchführungspraxis, EU-Artikel 226, britischen HMRC-Leitlinien und den verschiedenen nationalen E-Rechnungs-Mandaten enthält eine vertretbar konforme Rechnung fast immer:

• Eine eindeutige Rechnungsnummer (fortlaufend, gemäß einem dokumentierten Nummerierungsschema, niemals wiederverwendet).
• Das Ausstellungsdatum und gegebenenfalls das Lieferdatum (oft als "Steuerpunkt" in MwSt-Regimen bezeichnet).
• Lieferant: rechtlicher Name, eingetragene Adresse und Steuerregistrierungsnummer (MwSt-ID in der EU/UK, EIN in den USA für B2B).
• Kunde: Name und Adresse, plus seine Steuer-ID für B2B-Innerhalb-EU- und Reverse-Charge-Transaktionen.
• Eine klare Beschreibung jedes Artikels: Art der Waren oder Dienstleistungen, Menge, Einzelpreis.
• Zwischensumme (steuerpflichtiger Betrag) pro Steuersatz.
• Steuersatz/-sätze und Steuerbetrag/-beträge, einzeln aufgeführt.
• Fälliger Gesamtbetrag in einer angegebenen Währung.
• Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum, akzeptierte Methoden und etwaige Bedingungen für verspätete Zahlung.
• Für steuerbefreite oder nullbesteuerte Lieferungen die rechtliche Grundlage (z.B. "Reverse Charge, Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG" für grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen in der EU).

Dieses Werkzeug bietet die meisten davon außer: dedizierte Steuer-ID-Felder, Steuerkategorien pro Zeile und ein strukturiertes "Lieferdatum" getrennt vom Rechnungsdatum. Die Adressblöcke akzeptieren Steuer-IDs als freien Text, was für die meisten Freelance- und Kleinunternehmen-Fälle funktioniert.

Best Practices für die Rechnungsnummerierung

Die rechtliche Einschränkung in den meisten MwSt-Rechtsräumen ist "fortlaufend und eindeutig." Best Practice geht weiter:

• Jahresgeprefixt fortlaufend: 2026-001, 2026-002. Setzt sich jeden Januar zurück, macht offensichtlich, zu welchem Geschäftsjahr eine Rechnung gehört. Wird von den meisten europäischen Freelancern verwendet.
• Kundengeprefixt: ACME-2026-04. Nützlich, wenn Sie sehr wenigen Kunden viele Male in Rechnung stellen.
• Projekt-/Auftragsbasiert: PROJ123-RG-02. Üblich in Beratung und Bau.
• Rein fortlaufend: 00001, 00002. Einfach, aber sagt einer Gegenpartei (oder einem Wettbewerber), wie viel Sie in Rechnung stellen.

Über all diese hinweg lautet die Regel: niemals überspringen und niemals eine Nummer wiederverwenden. Gelöschte Rechnungen sollten als storniert verzeichnet werden, anstatt die Nummer zu recyceln. Italienisches SDI und deutsche Finanzbehörden werden Einreichungen ablehnen, bei denen die Sequenz Lücken aufweist, die nicht dokumentiert sind.

Der Freelance/KMU-Rechnungssoftware-Markt

Eine kurze Tour:

• FreshBooks, 2003 von Mike McDerment in Toronto gegründet, begann als Cloud-Rechnungsstellung für selbständige Berater.
• Wave Accounting, 2010 in Toronto gegründet, kostenlose Rechnungsstellung und Buchhaltung für Kleinunternehmen, monetarisiert über Zahlungen und Lohnabrechnung. Am 11. Juni 2019 von H&R Block für 405 Millionen US-Dollar übernommen; die kostenlose Rechnungsebene bleibt erhalten.
• Intuit QuickBooks Online, 2001 veröffentlicht, dominierende US-Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen. Rechnungsstellung ist eines von dutzenden Modulen.
• Xero, 2006 in Wellington, Neuseeland, von Rod Drury gegründet. Cloud-Buchhaltung, die aus dem antipodischen KMU-Markt heraus zu einem globalen Player wurde.
• Zoho Invoice, Teil der Zoho Corporation (1996 von Sridhar Vembu gegründet). Das eigenständige Zoho-Invoice-Produkt ist kostenlos für unbegrenzte Nutzung.
• Invoice Ninja, Open-Source-Rechnungsplattform, 2014 von Hillel Coren gegründet. Selbstgehostet (PHP/Laravel, MIT-lizenziert) oder Cloud-Version.
• Bill.com, 2006 von René Lacerte gegründet, ursprünglich Automatisierung von Verbindlichkeiten; später Rechnungsstellung und Bankintegrationen hinzugefügt.
• Square Invoices, Block (früher Square) fügte 2014 Rechnungsstellung hinzu; integriert sich mit Square Payments und Cash App.
• Stripe Invoicing, Stripe startete sein eigenständiges Invoicing-Produkt 2018, zielt auf Entwickler und Online-Unternehmen, die bereits Stripe Billing verwenden.
• Excel/Google Sheets-Vorlagen, immer noch die Art und Weise, wie ein riesiger Teil der Freelance-Welt Rechnungen erstellt, insbesondere für die ersten paar Kunden vor der Einführung eines SaaS.

Das Muster über diese Wettbewerber: die meisten benötigen ein Konto, speichern Daten in der Cloud und monetarisieren über Abonnements, Zahlungsabwicklung oder Upsells. Die datenschutzfokussierte Gegenpositionierung dieses Werkzeugs, keine Anmeldung, nichts verlässt den Browser, ist wirklich differenziert für Nutzer, die keine SaaS-Beziehung für das wollen, was strukturell ein einseitiges Formular ist.

Wie "Drucken / Als PDF speichern" hier tatsächlich funktioniert

Dieses Werkzeug verwendet die native Druckpipeline des Browsers plus den OS-PDF-Treiber statt einer JavaScript-PDF-Bibliothek. Wenn Sie auf Drucken / Als PDF speichern klicken, baut der Browser eine Druckvorschau aus dem Rechnungs-HTML und öffnet den Standard-Druckdialog. Von dort wählen Sie ein Ziel:

• Chrome / Edge: wählen Sie "Als PDF speichern" in der Ziel-Dropdown.
• macOS (jeder Browser): klicken Sie auf das "PDF"-Dropdown unten links im Druckdialog auf "Als PDF speichern." macOS hat systemweites Save as PDF seit Mac OS X 10.0 (2001).
• Windows: wählen Sie "Microsoft Print to PDF" als Drucker. Dies wurde als integrierter Treiber in Windows 10 (2015) hinzugefügt, davor benötigten Sie einen Drittanbieter-PDF-Drucker.

Die Ausgabequalität ist hervorragend: echter Vektortext, eingebettete Schriftarten, kopierbare Inhalte, zugängliche Struktur, falls das Quell-HTML zugänglich war. Die Kompromisse, die das Werkzeug mit diesem Ansatz eingeht: kleineres Bundle (kein jsPDF oder html2pdf ausgeliefert), nichts verlässt das Gerät, perfekte Textqualität, aber der Benutzer muss den Druckdialog navigieren und selbst "Als PDF speichern" auswählen. Für ein kostenloses Werkzeug ohne Konto ist das die richtige Entscheidung.

Alternativen, die andere Werkzeuge verwenden: jsPDF (James Hall, 2012, MIT, ~100KB minifiziert+gzipped, programmatische API zum Erstellen eines PDF mit Text- und Form-Primitiven), html2pdf.js (kombiniert html2canvas mit jsPDF, einfacher für "meine Seite wie ein PDF aussehen lassen", aber das Ergebnis ist ein Rasterbild, kein durchsuchbarer Text), pdfmake (deklarative Dokument-Builder-API) und serverseitige Generierung (wkhtmltopdf, Puppeteer/Chrome headless, weasyprint, was die meisten SaaS-Rechnungstools verwenden, höchste Qualität, aber erfordert ein Backend).

Weitere Fragen

Ist die Rechnung, die dieses Werkzeug erzeugt, rechtskonform?

Für US-Rechnungsstellung, den Freelance/KMU-Fall von EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Artikel 226, und die meisten anderen Rechtsräume, in denen ein menschenlesbares PDF ausreicht: ja, solange Sie alle erforderlichen Felder ausfüllen (fortlaufende Rechnungsnummer, Daten, Lieferanten- und Kundendetails mit Steuer-IDs, wo erforderlich, einzeln aufgeführte Waren/Dienstleistungen mit Preisen, Steueraufschlüsselung, Gesamtsumme). Für Italien nach dem 1. Januar 2019, Frankreich nach dem 1. September 2026/2027, Deutschland nach den §14-UStG-Daten von 2025 bis 2028 und jede B2G-Transaktion in der EU benötigen Sie eine strukturierte E-Rechnung (XRechnung, FatturaPA, Factur-X / ZUGFeRD), die dieses Werkzeug nicht erzeugt. Für diese Fälle verwenden Sie eine dedizierte E-Rechnungs-Plattform.

Warum wird der Rabatt vor der Steuer angewendet?

Dieses Werkzeug folgt der häufigsten Konvention: rabatt_betrag = zwischensumme × (rabatt% / 100), dann steuer_betrag = (zwischensumme - rabatt_betrag) × (steuer% / 100). Dies entspricht dem, was Stripe Tax, Shopify und die meisten Buchhaltungspakete tun. Es ist nicht universell, einige Rechtsräume (einige US-Bundesstaaten mit "Bruttoeinnahmensteuern" anstelle von Umsatzsteuern) besteuern den Vor-Rabatt-Betrag. Wenn Sie in einem dieser Sonderfälle sind, müssen Sie das Rabattfeld überspringen und die Steuerlinie manuell berechnen.

Meine Daten sind beim Aktualisieren verschwunden. Wo sind sie?

Weg, und das ist beabsichtigt. Dieses Werkzeug persistiert absichtlich keine Daten: kein localStorage, kein IndexedDB, kein Fetch zu einem Server. Aktualisieren oder Schließen des Tabs löscht alles. Die Datenschutzgarantie ist, dass nichts über Ihre Rechnung, Absender, Empfänger, Beträge, Zeilen, Steuer-IDs, jemals irgendwo außerhalb Ihres Browser-Prozesses gespeichert wurde. Speichern Sie das PDF, bevor Sie den Tab schließen, wenn Sie eine Kopie wollen.

Kann ich mein Logo hinzufügen?

Nicht direkt in diesem Werkzeug. Nachdem Sie das PDF gespeichert haben, können Sie ein Logo mit einem beliebigen PDF-Editor hinzufügen (Adobe Acrobat, Foxit, Vorschau auf macOS, dem kostenlosen PDF Arranger unter Linux). Oder Sie könnten die gedruckte Rechnung in einem Werkzeug wie Word oder Google Docs öffnen, indem Sie den Inhalt einfügen, dort das Logo hinzufügen und neu exportieren. Ein Logo-auf-Rechnung-Workflow ist eine häufige Upgrade-Anfrage und ein Kandidat für eine zukünftige Version, vorerst bleibt das Werkzeug auf den Kernfall ohne Anmeldung und ohne Datenpersistenz fokussiert.

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