ईमेल हस्ताक्षर जनरेटर

पूर्वावलोकन

इसे Gmail में कैसे जोड़ें?

«हस्ताक्षर कॉपी करें» पर क्लिक करें, फिर Gmail में सेटिंग्स → सामान्य → हस्ताक्षर पर जाएँ। हस्ताक्षर क्षेत्र में क्लिक करें और पेस्ट करें (Ctrl+V / Cmd+V)। Gmail फ़ॉर्मेटिंग को संरक्षित रखेगा।

इसे Outlook में कैसे जोड़ें?

«हस्ताक्षर कॉपी करें» पर क्लिक करें, फिर Outlook में सेटिंग्स → मेल → कंपोज़ और जवाब दें पर जाएँ। हस्ताक्षर संपादक में क्लिक करें और पेस्ट करें। डेस्कटॉप ऐप के लिए: फ़ाइल → विकल्प → मेल → हस्ताक्षर → संपादक में पेस्ट करें।

HTML ईमेल डिज़ाइन के लिए इतनी अजीब जगह क्यों है

यदि आपने कभी किसी वेबसाइट के CSS-और-flexbox की दुनिया में एक हस्ताक्षर बनाया है और फिर उसे एक ईमेल के अंदर विघटित होते देखा है, तो आप केंद्रीय समस्या से मिल चुके हैं: कोई एकल "ईमेल रेंडरिंग इंजन" नहीं है। हर प्रमुख मेल क्लाइंट HTML प्रदर्शित करने के लिए अलग-अलग कोड का उपयोग करता है, और जो काम करता है उसके नियम आधुनिक वेब से दशकों पीछे हैं। Gmail अधिकांश CSS को हटा देता है जो तत्व के style विशेषता के बाहर रहता है, Apple Mail WebKit का उपयोग करता है (तो यह काफी आधुनिक है), और Outlook for Windows ने Outlook 2007 से Microsoft Word के HTML इंजन का उपयोग करके HTML ईमेल रेंडर किया है, जिसका मतलब है कि flexbox, grid, आधुनिक चयनकर्ता, वेब फ़ॉन्ट्स, और अधिकांश CSS एनिमेशन बस काम नहीं करते। caniemail.com पर संगतता स्कोरबोर्ड यह सब ट्रैक करता है और गंभीर पठन है।

व्यावहारिक परिणाम: HTML ईमेल हस्ताक्षर सबसे कम सामान्य भाजक के विरुद्ध डिज़ाइन किए गए हैं। यह जनरेटर जो कोड उत्सर्जित करता है वह इनलाइन शैलियों और एक तालिका-आधारित लेआउट का उपयोग करता है, एकमात्र संयोजन जो Outlook desktop, Outlook 365 web, Gmail, Apple Mail, Yahoo, iCloud, और विभिन्न मोबाइल क्लाइंट के माध्यम से यात्रा को बिना टूटे जीवित रखता है।

आधुनिक हस्ताक्षर में क्या होना चाहिए

कोई एकल "सही" हस्ताक्षर नहीं है, लेकिन वे तत्व जो लगातार अपना स्थान अर्जित करते हैं:

• नाम, बाकी की तुलना में थोड़ा बड़ा और मोटा। पहली चीज जो प्राप्तकर्ता को देखनी चाहिए।
• शीर्षक और कंपनी, द्वितीयक पंक्ति, हल्का रंग। यदि दोनों छोटे हों तो एक पंक्ति पर मिलाएं।
• फोन, एक tel: लिंक में लपेटा गया ताकि मोबाइल पर टैप डायल करे।
• ईमेल, एक mailto: लिंक में लपेटा गया, मुख्य रूप से पूर्णता के लिए; प्राप्तकर्ता पहले से ही आपका पता जानते हैं।
• वेबसाइट, क्लिक करने योग्य, अक्सर ब्रांड एक्सेंट रंग में।
• लोगो या फोटो, आमतौर पर 60 से 100 px वर्ग या 150×40 बैनर। बड़ा न जाएं; बड़ी छवियां हर आउटगोइंग ईमेल को फूलाती हैं।
• सोशल आइकन, 24 से 32 px, अधिकतम दो या तीन। LinkedIn, X, GitHub, कभी-कभी Instagram, अपने दर्शकों के उपयोग के अनुसार मिलाएं।

वैकल्पिक, 2020 से बढ़ती हुई आम: सर्वनाम (वह/उसका, वह/उसकी, वे/उनका) शीर्षक के समान पंक्ति पर।

क्या छोड़ें

• प्रेरणादायक उद्धरण। शोध सर्वेक्षणों में प्राप्तकर्ता उन्हें लगातार अव्यवसायिक पाते हैं; कम लोग चाहते हैं कि कॉर्पोरेट हस्ताक्षर के बाद गांधी आए।
• "मेरे iPhone से भेजा गया"-शैली के स्वत: जोड़। प्राप्तकर्ता समझते हैं कि मोबाइल ईमेल मौजूद है; पंक्ति कुछ भी नहीं जोड़ती।
• कई फ़ॉन्ट। एक से चिपके रहें। HTML ईमेल में फ़ॉन्ट मिलाना Outlook से गलत फ़ॉन्ट को बदलने के लिए कहना है।
• 50 KB से अधिक के भारी लोगो। आप जो भी ईमेल भेजते हैं वह वज़न उठाता है; बड़े हस्ताक्षर बातचीत थ्रेड को जल्दी फूलाते हैं।
• महत्वपूर्ण स्थानों में एनिमेटेड GIF। Outlook 2007 से 2019 केवल पहले फ्रेम के रूप में एनिमेटेड GIF रेंडर करता है, उसी अनुसार डिज़ाइन करें।
• पृष्ठभूमि छवियां। Outlook desktop में पृष्ठभूमि-छवि समर्थन में कुख्यात रूप से बग हैं। इसके बजाय ठोस रंग भरण का उपयोग करें।
• कौशल या सेवाओं की सूची। एक हस्ताक्षर एक बिलबोर्ड नहीं है। यदि दर्शकों को अधिक जानने की आवश्यकता है तो एक प्रोफ़ाइल पेज से लिंक करें।

तालिकाएं और इनलाइन शैलियाँ क्यों?

दो संगतता वास्तविकताएं इसे एकमात्र सुरक्षित विकल्प बनाती हैं:

1. Outlook desktop Microsoft Word का उपयोग करके HTML रेंडर करता है। Word का HTML इंजन display: flex, display: grid, आधुनिक पोजिशनिंग, अधिकांश छद्म-कक्षाएं, या कुछ सिस्टम फ़ॉन्ट्स से परे वेब फ़ॉन्ट्स को नहीं समझता है। स्पष्ट चौड़ाई और इनलाइन पैडिंग के साथ तालिकाएं वही हैं जो Word विश्वसनीय रूप से लेआउट कर सकता है।
2. Gmail आक्रामक रूप से CSS को हटा देता है जो <style> ब्लॉक या बाहरी स्टाइलशीट में रहता है, यहां तक कि ईमेल उत्तर में उद्धृत किया गया हो, वे नियम गायब हो जाते हैं। व्यक्तिगत तत्वों पर style="..." विशेषताओं में CSS जीवित रहता है।

संयोजन, संरचना के लिए तालिका लेआउट, दृश्य नियमों के लिए इनलाइन शैलियाँ, एक हस्ताक्षर तैयार करता है जो Outlook, Gmail, Apple Mail, और विभिन्न Outlook वेब वेरिएंट में समान दिखता है। इस उपकरण का आउटपुट उस पैटर्न का अनुसरण करता है।

इसे जहां जाना है वहां कैसे चिपकाएं

• Gmail (वेब): गियर पर क्लिक करें, सभी सेटिंग्स देखें, सामान्य, हस्ताक्षर पर स्क्रॉल करें, नया बनाएं, संपादक में क्लिक करें और पेस्ट करें। Gmail इनलाइन शैलियों को संरक्षित करता है। नए मेल / उत्तर के लिए डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें और परिवर्तन सहेजें।
• Outlook 365 / वेब पर Outlook: सेटिंग्स (गियर आइकन), मेल, लिखें और उत्तर दें, ईमेल हस्ताक्षर, संपादक में क्लिक करें और पेस्ट करें। सहेजें।
• Outlook डेस्कटॉप (Windows): फ़ाइल, विकल्प, मेल, हस्ताक्षर, नया, इसे नाम दें, संपादक में पेस्ट करें, सहेजें। यदि आपके पास कई हैं तो एक डिफ़ॉल्ट खाते को असाइन करें।
• Mac के लिए Outlook: Outlook, प्राथमिकताएं, हस्ताक्षर, + पर क्लिक करें, पेस्ट करें।
• Apple Mail: Mail, सेटिंग्स, हस्ताक्षर, रेंडर किए गए हस्ताक्षर को खींचें (या संपादित करें, पेस्ट के साथ पेस्ट करें)। यदि स्वरूपण खो जाता है, तो "हमेशा मेरे डिफ़ॉल्ट संदेश फ़ॉन्ट से मिलाएं" अनचेक करें और फिर से पेस्ट करें।
• iOS Mail / Outlook iOS: मोबाइल क्लाइंट अधिक मुश्किल हैं, डेस्कटॉप पर एक मसौदे में पेस्ट करें, रेंडर किए गए मसौदे से कॉपी करें, फिर iOS हस्ताक्षर सेटिंग्स में पेस्ट करें। मोबाइल पर सीधा HTML पेस्ट करना शायद ही कभी स्वरूपण को संरक्षित करता है।

छवि होस्टिंग विकल्प

हस्ताक्षर में एक छवि शामिल करने के दो तरीके, प्रत्येक के व्यापार-बंद के साथ:

• होस्ट की गई छवि URL, <img src> सार्वजनिक रूप से सुलभ HTTPS URL को इंगित करता है। प्राप्तकर्ता का मेल क्लाइंट संदेश खोलने पर छवि लाता है, अक्सर "छवियां दिखाएं" प्रांप्ट के माध्यम से अनुमति मांगने के बाद। सस्ता, लेकिन हर प्राप्तकर्ता एक सर्वर अनुरोध को ट्रिगर करता है, और हस्ताक्षर छवियों पर सवार ट्रैकिंग पिक्सेल खुलने की दर विश्लेषण के काम करने के मूल तरीकों में से एक है।
• इनलाइन Base64 छवि, छवि को HTML में सीधे data:image/...;base64,... URI के रूप में एम्बेड किया जाता है। फ़ॉरवर्डिंग को साफ-सुथरे जीवित रहता है, कोई बाहरी फ़ेच नहीं, लेकिन छवि के एन्कोडेड आकार से हर ईमेल को फूलाता है और Outlook 2007 से 2019 डेस्कटॉप द्वारा हटाया या चेतावनी दी जाती है।

एक कॉर्पोरेट हस्ताक्षर के लिए विश्वसनीय विकल्प: एक मामूली आकार (30 KB से कम) पर होस्ट की गई HTTPS छवि, alt विशेषता भरी हुई ताकि जब छवियां अवरुद्ध हों तो यह पठनीय पाठ में डिग्रेड हो जाए।

अनुपालन और कानूनी आवश्यकताएं

कई न्यायालय कानूनी रूप से व्यावसायिक ईमेल हस्ताक्षरों में विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता रखते हैं:

• यूके, Companies Act 2006 के तहत सीमित कंपनियों को ईमेल सहित व्यावसायिक पत्राचार में पंजीकृत कंपनी का नाम, पंजीकृत कार्यालय का पता, पंजीकरण संख्या और पंजीकरण का स्थान शामिल करना आवश्यक है। एकल व्यापारी छूट प्राप्त हैं।
• जर्मनी, Telemediengesetz (TMG) में समान Impressum आवश्यकताएं हैं: पूर्ण कंपनी का नाम और रूप, पंजीकृत पता, संपर्क जानकारी, रजिस्ट्री कोर्ट और पंजीकरण संख्या, जहां लागू हो वहां VAT ID।
• EU अधिक व्यापक रूप से, GDPR विशेष रूप से हस्ताक्षरों में संपर्क जानकारी की आवश्यकता नहीं है, लेकिन डेटा नियंत्रक तक पहुंचने का एक स्पष्ट तरीका व्यापक अनुपालन का हिस्सा है और एक हस्ताक्षर इसके लिए एक स्वाभाविक स्थान है।
• विनियमित उद्योग, वित्तीय सेवाएं, कानूनी प्रथाएं, स्वास्थ्य सेवा, और अन्य अक्सर विशिष्ट अस्वीकरण की आवश्यकता रखते हैं (गोपनीयता नोटिस, FCA-शैली कानूनी प्रकटीकरण, HIPAA-संबंधित चेतावनियाँ)। अपने क्षेत्र की आवश्यकताओं की जांच करें।

सामान्य गलतियाँ

1. एक वेबसाइट उपकरण में डिज़ाइन करना और ईमेल में निर्यात करना। आधुनिक CSS Outlook डेस्कटॉप में जीवित नहीं रहता। शुरू से ही ईमेल बाधाओं के लिए निर्माण करें।
2. भारी सजावटी इमेजरी। हर ईमेल जो आप भेजते हैं (और हर जवाब जो कोई बनाता है) वज़न उठाता है। कुल हस्ताक्षर छवि वजन के लिए <30 KB का लक्ष्य रखें।
3. छवियों पर alt पाठ छोड़ना। जब छवियां अवरुद्ध होती हैं (बाहरी प्रेषकों के लिए Outlook डेस्कटॉप का डिफ़ॉल्ट), एक खाली alt लेआउट को ध्वस्त कर देता है। हमेशा वर्णनात्मक alt पाठ सेट करें।
4. सभी संपर्क जानकारी छवि में रखना। यदि प्राप्तकर्ता छवियों को अवरुद्ध करता है, तो वह कुछ भी नहीं देखता। महत्वपूर्ण जानकारी (नाम, शीर्षक, फ़ोन) HTML पाठ में होनी चाहिए।
5. पूर्ण रूप से प्रदर्शित लंबे URL। उन्हें एक छोटे लिंक में लपेटें या https://www.linkedin.com/in/yourname-12345 के बजाय एंकर पाठ ("LinkedIn") का उपयोग करें।
6. उद्धरण, नारे और प्रेरक पंक्तियाँ। प्राप्तकर्ता व्यापक रूप से उन्हें अव्यवसायिक पाते हैं।
7. उपकरणों में अलग-अलग हस्ताक्षर। हर उस उपकरण पर समान हस्ताक्षर सेट करें जिससे आप मेल भेजते हैं, प्राप्तकर्ता उन थ्रेड में असंगति को नोटिस करते हैं जहां आप डेस्कटॉप और मोबाइल से उत्तर देते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मेरा हस्ताक्षर Outlook में Gmail से अलग क्यों दिखता है?

विभिन्न रेंडरिंग इंजन। Outlook डेस्कटॉप Microsoft Word के HTML इंजन का उपयोग करता है और कई CSS गुणों को WebKit-आधारित Apple Mail या Gmail वेब और Outlook 365 वेब द्वारा उपयोग किए जाने वाले इंजन से अलग रेंडर करता है। यह उपकरण जो हस्ताक्षर बनाता है वह उन सभी में स्वीकार्य दिखने के लिए बनाया गया है, कभी समान नहीं, लेकिन हमेशा उसी हस्ताक्षर के रूप में पहचाने जाने योग्य।

क्या मैं एक एनिमेटेड GIF शामिल कर सकता हूँ?

हाँ, लेकिन Outlook 2007 से 2019 डेस्कटॉप केवल पहले फ्रेम के रूप में एनिमेटेड GIF रेंडर करता है। पहले फ्रेम को अकेले खड़ा होने के लिए डिज़ाइन करें, यदि आपकी एनीमेशन अर्थ बताने के लिए एक अनुक्रम पर निर्भर करती है, तो आप अपने आधे दर्शक खो देंगे। Gmail, Apple Mail, और Outlook 365 वेब GIF को सामान्य रूप से चलाते हैं।

क्या मेरा डेटा कहीं अपलोड किया जाता है?

नहीं। हस्ताक्षर पूरी तरह से आपके ब्राउज़र में बनाया जाता है। आपका नाम, शीर्षक, संपर्क जानकारी, और सामाजिक URL फॉर्म से पूर्वावलोकन से क्लिपबोर्ड तक जाते हैं, कभी सर्वर पर नहीं, कभी एनालिटिक्स एंडपॉइंट पर नहीं, कभी मार्केटिंग सूची पर नहीं। कई हस्ताक्षर-बिल्डर साइटें ठीक इसी संपर्क डेटा को इकट्ठा करके मुद्रीकरण करती हैं; यह नहीं।

क्या मुझे अपनी एक तस्वीर शामिल करनी चाहिए?

वैकल्पिक। तस्वीरें हस्ताक्षरों को अधिक व्यक्तिगत और गर्म महसूस कराती हैं, लेकिन वे छवि वजन जोड़ती हैं और कई कॉर्पोरेट परिवेश में "छवियां दिखाएं" प्रांप्ट को ट्रिगर करती हैं। एक छोटी (60 से 80 px) हेडशॉट अच्छी तरह से उतरती है; एक बैनर आकार की तस्वीर नहीं। यदि आपकी भूमिका मुख्य रूप से B2C है, बिक्री, ग्राहक सफलता, भर्ती, एक तस्वीर मदद करती है; भारी B2B संदर्भों में, नाम + शीर्षक पर्याप्त है।

कानूनी अस्वीकरण क्या है जो कुछ कंपनियां उपयोग करती हैं?

विनियमित उद्योगों (वित्त, कानून, स्वास्थ्य सेवा) में सामान्य: "यह ईमेल और कोई भी अनुलग्नक गोपनीय है और केवल पते वाले के लिए अभिप्रेत है। यदि आपने इस ईमेल को त्रुटि से प्राप्त किया है, तो कृपया प्रेषक को सूचित करें और इसे हटा दें।" क्या यह कानूनी रूप से लागू है, वकीलों द्वारा बहस की जाती है, लेकिन यह कई क्षेत्रों में मानक प्रथा है। UK कंपनियों को कानूनी रूप से Companies Act 2006 के अनुसार व्यावसायिक पत्राचार में अपना पंजीकृत नाम, पंजीकृत कार्यालय, पंजीकरण संख्या, और पंजीकरण का स्थान शामिल करना होगा।

क्या मैं अलग-अलग उत्तरों के लिए अलग-अलग हस्ताक्षर रख सकता हूं?

अधिकांश प्रमुख क्लाइंट (Gmail, Outlook, Apple Mail) आपको कई हस्ताक्षर बनाने और चुनने देते हैं कि कौन सा नए संदेशों के लिए डिफ़ॉल्ट के रूप में उपयोग किया जाता है और कौन सा (अक्सर एक छोटा संस्करण) उत्तर और अग्रेषण के लिए। इस उपकरण के साथ दोनों बनाएं और क्लाइंट की सेटिंग्स में प्रत्येक को उसके स्लॉट को असाइन करें।

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