Trình tạo chữ ký email

Xem trước

Cách thêm vào Gmail?

Nhấp «Sao chép chữ ký», sau đó trong Gmail vào Cài đặt → Chung → Chữ ký. Nhấp vào khu vực chữ ký và dán (Ctrl+V / Cmd+V). Gmail sẽ giữ định dạng.

Cách thêm vào Outlook?

Nhấp «Sao chép chữ ký», sau đó trong Outlook vào Cài đặt → Thư → Soạn và trả lời. Nhấp vào trình chỉnh sửa chữ ký và dán. Đối với ứng dụng máy tính: Tệp → Tùy chọn → Thư → Chữ ký → dán vào trình chỉnh sửa.

Tại sao email HTML là một nơi kỳ lạ để thiết kế

Nếu bạn đã từng tạo một chữ ký trong thế giới CSS-và-flexbox của một trang web và rồi xem nó tan rã bên trong một email, bạn đã gặp vấn đề trung tâm: không có một "công cụ kết xuất email" duy nhất. Mỗi máy khách thư chính sử dụng mã khác nhau để hiển thị HTML, và các quy tắc về những gì hoạt động đã đi sau hàng thập kỷ so với web hiện đại. Gmail loại bỏ hầu hết CSS sống bên ngoài thuộc tính style của phần tử, Apple Mail sử dụng WebKit (vì vậy nó khá hiện đại), và Outlook cho Windows đã kết xuất email HTML bằng công cụ HTML của Microsoft Word từ Outlook 2007, có nghĩa là flexbox, grid, các bộ chọn hiện đại, web font và hầu hết các hoạt ảnh CSS đơn giản là không hoạt động. Bảng điểm tương thích tại caniemail.com theo dõi tất cả những điều này và là một bài đọc đáng suy ngẫm.

Hệ quả thực tế: chữ ký email HTML được thiết kế dựa trên mẫu số chung thấp nhất. Mã mà trình tạo này phát ra sử dụng các kiểu nội tuyến và bố cục dựa trên bảng, sự kết hợp duy nhất sống sót qua chuyến đi qua Outlook desktop, Outlook 365 web, Gmail, Apple Mail, Yahoo, iCloud và các máy khách di động khác nhau mà không bị vỡ.

Những gì nên có trong một chữ ký hiện đại

Không có một chữ ký "đúng" duy nhất, nhưng các yếu tố luôn xứng đáng có vị trí của chúng:

• Tên, lớn hơn và đậm hơn một chút so với phần còn lại. Điều đầu tiên mà người nhận nên thấy.
• Chức danh và công ty, dòng phụ, màu nhạt hơn. Kết hợp trên một dòng nếu cả hai đều ngắn.
• Điện thoại, được bọc trong liên kết tel: để chạm trên di động sẽ gọi.
• Email, được bọc trong liên kết mailto:, chủ yếu để đầy đủ; người nhận đã biết địa chỉ của bạn.
• Trang web, có thể nhấp, thường ở màu nhấn của thương hiệu.
• Logo hoặc ảnh, thường là 60 đến 100 px vuông hoặc một biểu ngữ 150×40. Đừng đi lớn hơn; hình ảnh lớn làm phình mọi email gửi đi.
• Biểu tượng mạng xã hội, 24 đến 32 px, tối đa hai hoặc ba. LinkedIn, X, GitHub, đôi khi Instagram, phù hợp với những gì khán giả của bạn sử dụng.

Tùy chọn, ngày càng phổ biến từ năm 2020: đại từ (he/him, she/her, they/them) trên cùng một dòng với chức danh.

Những gì nên bỏ qua

• Trích dẫn truyền cảm hứng. Người nhận luôn thấy chúng không chuyên nghiệp trong các khảo sát nghiên cứu; ít người muốn một chữ ký doanh nghiệp theo sau bởi Gandhi.
• Các bổ sung tự động kiểu "Gửi từ iPhone của tôi". Người nhận hiểu rằng email di động tồn tại; dòng đó không thêm gì cả.
• Nhiều phông chữ. Hãy giữ một. Trộn phông chữ trong email HTML là yêu cầu Outlook thay thế phông chữ sai.
• Logo nặng trên 50 KB. Mỗi email bạn gửi đều mang trọng lượng đó; chữ ký lớn làm phình các luồng cuộc trò chuyện nhanh chóng.
• GIF động ở các vị trí quan trọng. Outlook 2007 đến 2019 chỉ kết xuất GIF động dưới dạng khung đầu tiên, hãy thiết kế phù hợp.
• Hình nền. Outlook desktop có hỗ trợ hình nền nổi tiếng có lỗi. Sử dụng tô màu đặc thay thế.
• Danh sách kỹ năng hoặc dịch vụ. Chữ ký không phải là bảng quảng cáo. Liên kết đến trang hồ sơ nếu khán giả cần biết thêm.

Tại sao lại dùng bảng và kiểu nội tuyến?

Hai thực tế về khả năng tương thích khiến đây là lựa chọn an toàn duy nhất:

1. Outlook desktop kết xuất HTML bằng Microsoft Word. Công cụ HTML của Word không hiểu display: flex, display: grid, định vị hiện đại, hầu hết các pseudo-class hoặc web font ngoài một vài phông hệ thống. Các bảng có chiều rộng rõ ràng và padding nội tuyến là những gì Word có thể bố trí đáng tin cậy.
2. Gmail loại bỏ CSS một cách tích cực nằm trong khối <style> hoặc bảng định kiểu bên ngoài, ngay cả khi được trích dẫn trong một email trả lời, các quy tắc đó biến mất. CSS trong các thuộc tính style="..." trên các phần tử riêng lẻ thì sống sót.

Sự kết hợp này, bố cục bảng cho cấu trúc, kiểu nội tuyến cho quy tắc trực quan, tạo ra một chữ ký trông giống nhau trong Outlook, Gmail, Apple Mail và các biến thể web Outlook khác nhau. Đầu ra của công cụ này tuân theo mẫu đó.

Cách dán nó vào đúng chỗ

• Gmail (web): Nhấp vào bánh răng, Xem tất cả cài đặt, Chung, cuộn đến Chữ ký, Tạo mới, nhấp vào trình chỉnh sửa và dán. Gmail bảo tồn các kiểu nội tuyến. Đặt làm mặc định cho thư mới / trả lời và lưu các thay đổi.
• Outlook 365 / Outlook trên Web: Cài đặt (biểu tượng bánh răng), Thư, Soạn và trả lời, Chữ ký email, nhấp vào trình chỉnh sửa và dán. Lưu.
• Outlook desktop (Windows): Tệp, Tùy chọn, Thư, Chữ ký, Mới, đặt tên, dán vào trình chỉnh sửa, lưu. Gán cho tài khoản mặc định nếu bạn có nhiều.
• Outlook cho Mac: Outlook, Tùy chọn, Chữ ký, nhấp +, dán.
• Apple Mail: Mail, Cài đặt, Chữ ký, kéo chữ ký đã được kết xuất vào (hoặc dán bằng Chỉnh sửa, Dán). Nếu định dạng bị mất, bỏ chọn "Luôn khớp với phông chữ tin nhắn mặc định của tôi" và dán lại.
• iOS Mail / Outlook iOS: Máy khách di động khó khăn hơn, dán vào bản nháp trên máy tính để bàn, sao chép từ bản nháp đã kết xuất, sau đó dán vào cài đặt chữ ký iOS. Dán HTML trực tiếp trên di động hiếm khi bảo tồn định dạng.

Các lựa chọn lưu trữ hình ảnh

Hai cách để bao gồm một hình ảnh trong chữ ký, mỗi cách có sự đánh đổi:

• URL hình ảnh được lưu trữ, <img src> trỏ đến một URL HTTPS có thể truy cập công khai. Máy khách thư của người nhận tải hình ảnh khi họ mở thư, thường sau khi yêu cầu quyền qua lời nhắc "hiển thị hình ảnh". Rẻ, nhưng mỗi người nhận kích hoạt một yêu cầu máy chủ, và các pixel theo dõi đi kèm trên hình ảnh chữ ký là một trong những cách ban đầu mà phân tích tỷ lệ mở hoạt động.
• Hình ảnh Base64 nội tuyến, hình ảnh được nhúng trực tiếp trong HTML dưới dạng URI data:image/...;base64,.... Sống sót khi chuyển tiếp sạch sẽ, không cần tải bên ngoài, nhưng làm phình mỗi email bằng kích thước được mã hóa của hình ảnh và bị loại bỏ hoặc cảnh báo bởi Outlook desktop 2007 đến 2019.

Lựa chọn đáng tin cậy cho chữ ký doanh nghiệp: một hình ảnh HTTPS được lưu trữ ở kích thước khiêm tốn (dưới 30 KB), với thuộc tính alt được điền để nó xuống cấp thành văn bản có thể đọc được khi hình ảnh bị chặn.

Tuân thủ và yêu cầu pháp lý

Một số khu vực pháp lý yêu cầu hợp pháp thông tin cụ thể trong chữ ký email doanh nghiệp:

• Anh, Companies Act 2006 yêu cầu các công ty trách nhiệm hữu hạn phải bao gồm tên công ty đã đăng ký, địa chỉ văn phòng đã đăng ký, số đăng ký và nơi đăng ký trên thư từ kinh doanh bao gồm email. Doanh nghiệp tư nhân được miễn.
• Đức, Telemediengesetz (TMG) có các yêu cầu Impressum tương tự: tên đầy đủ và hình thức công ty, địa chỉ đã đăng ký, thông tin liên hệ, tòa án đăng ký và số đăng ký, ID VAT khi áp dụng.
• EU rộng hơn, GDPR không yêu cầu cụ thể thông tin liên hệ trong chữ ký, nhưng một cách rõ ràng để liên hệ với người kiểm soát dữ liệu là một phần của tuân thủ rộng hơn và chữ ký là một nơi tự nhiên cho điều đó.
• Các ngành được quản lý, dịch vụ tài chính, hành nghề luật, chăm sóc sức khỏe và các ngành khác thường yêu cầu các tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cụ thể (thông báo bảo mật, công bố pháp lý kiểu FCA, cảnh báo liên quan đến HIPAA). Kiểm tra các yêu cầu của ngành bạn.

Những sai lầm phổ biến

1. Thiết kế trong một công cụ trang web và xuất sang email. CSS hiện đại không sống sót trong Outlook desktop. Xây dựng cho các ràng buộc email ngay từ đầu.
2. Hình ảnh trang trí nặng. Mỗi email bạn gửi (và mỗi câu trả lời mà ai đó thực hiện) đều mang trọng lượng đó. Nhắm đến tổng trọng lượng hình ảnh chữ ký <30 KB.
3. Bỏ qua văn bản alt trên hình ảnh. Khi hình ảnh bị chặn (mặc định của Outlook desktop cho người gửi bên ngoài), một alt trống làm sập bố cục. Luôn đặt văn bản alt mô tả.
4. Đặt tất cả thông tin liên hệ trong hình ảnh. Nếu người nhận chặn hình ảnh, họ không thấy gì cả. Thông tin quan trọng (tên, chức danh, điện thoại) phải có trong văn bản HTML.
5. URL dài hiển thị đầy đủ. Bọc chúng trong một liên kết ngắn hoặc sử dụng văn bản neo ("LinkedIn") thay vì https://www.linkedin.com/in/yourname-12345.
6. Trích dẫn, khẩu hiệu và các dòng động viên. Người nhận báo cáo rộng rãi rằng họ thấy những điều này không chuyên nghiệp.
7. Chữ ký khác nhau trên các thiết bị. Đặt cùng một chữ ký trên mọi thiết bị bạn gửi thư từ, người nhận nhận thấy sự không nhất quán trên các luồng nơi bạn trả lời từ máy tính để bàn và di động.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao chữ ký của tôi trông khác nhau trong Outlook so với Gmail?

Các công cụ kết xuất khác nhau. Outlook desktop sử dụng công cụ HTML của Microsoft Word và kết xuất nhiều thuộc tính CSS khác với Apple Mail dựa trên WebKit hoặc các công cụ mà Gmail web và Outlook 365 web sử dụng. Chữ ký mà công cụ này tạo ra được xây dựng để trông chấp nhận được trong tất cả chúng, không bao giờ giống hệt, nhưng luôn nhận ra được là cùng một chữ ký.

Tôi có thể bao gồm một GIF động không?

Có, nhưng Outlook 2007 đến 2019 desktop chỉ kết xuất GIF động dưới dạng khung đầu tiên. Thiết kế khung đầu tiên để đứng vững một mình, nếu hoạt ảnh của bạn phụ thuộc vào một chuỗi để truyền tải ý nghĩa, bạn sẽ mất một nửa khán giả. Gmail, Apple Mail và Outlook 365 web phát GIF bình thường.

Dữ liệu của tôi có được tải lên đâu đó không?

Không. Chữ ký được xây dựng hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Tên, chức danh, thông tin liên hệ và URL mạng xã hội của bạn đi từ biểu mẫu đến bản xem trước đến clipboard, không bao giờ đến máy chủ, không bao giờ đến điểm cuối phân tích, không bao giờ đến danh sách tiếp thị. Nhiều trang xây dựng chữ ký kiếm tiền bằng cách thu thập chính xác dữ liệu liên hệ này; trang này thì không.

Tôi có nên bao gồm một bức ảnh của chính tôi không?

Tùy chọn. Ảnh làm cho chữ ký cảm thấy cá nhân và ấm áp hơn, nhưng chúng thêm trọng lượng hình ảnh và kích hoạt lời nhắc "hiển thị hình ảnh" trong nhiều môi trường doanh nghiệp. Một ảnh đầu nhỏ (60 đến 80 px) có xu hướng đáp ứng tốt; một bức ảnh kích thước biểu ngữ thì không. Nếu vai trò của bạn chủ yếu là B2C, bán hàng, customer success, tuyển dụng, một bức ảnh sẽ giúp ích; trong các bối cảnh B2B mạnh, tên + chức danh là đủ.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm pháp lý mà một số công ty sử dụng là gì?

Phổ biến trong các ngành được quản lý (tài chính, luật, chăm sóc sức khỏe): "Email này và bất kỳ tệp đính kèm nào đều bí mật và chỉ dành cho người nhận. Nếu bạn đã nhận được email này do nhầm lẫn, vui lòng thông báo cho người gửi và xóa nó." Liệu nó có thể thi hành về mặt pháp lý hay không vẫn còn được các luật sư tranh luận, nhưng đó là thông lệ tiêu chuẩn trong nhiều lĩnh vực. Các công ty Anh được pháp luật yêu cầu phải bao gồm tên đã đăng ký, văn phòng đã đăng ký, số đăng ký và nơi đăng ký trên thư từ kinh doanh theo Companies Act 2006.

Tôi có thể có chữ ký khác nhau cho các câu trả lời khác nhau không?

Hầu hết các máy khách chính (Gmail, Outlook, Apple Mail) cho phép bạn tạo nhiều chữ ký và chọn cái nào được sử dụng làm mặc định cho tin nhắn mới và cái nào (thường là phiên bản ngắn hơn) cho trả lời và chuyển tiếp. Xây dựng cả hai bằng công cụ này và gán mỗi cái vào vị trí của nó trong cài đặt của máy khách.

Công cụ liên quan