Génération de signature e-mail, gratuite

Aperçu

Comment l'ajouter à Gmail ?

Cliquez sur « Copier la signature », puis dans Gmail allez dans Paramètres → Général → Signature. Cliquez dans la zone de signature et collez (Ctrl+V / Cmd+V). Gmail conservera la mise en forme.

Comment l'ajouter à Outlook ?

Cliquez sur « Copier la signature », puis dans Outlook allez dans Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre. Cliquez dans l'éditeur de signature et collez. Pour l'application de bureau : Fichier → Options → Courrier → Signatures → collez dans l'éditeur.

Pourquoi l'e-mail HTML est un endroit si étrange pour concevoir

Si vous avez déjà créé une signature dans le monde du CSS-et-flexbox d'un site web puis l'avez vue se désintégrer dans un e-mail, vous avez rencontré le problème central: il n'existe pas un seul "moteur de rendu d'e-mail." Chaque client de messagerie majeur utilise un code différent pour afficher le HTML, et les règles de ce qui fonctionne sont en retard de plusieurs décennies sur le web moderne. Gmail supprime la plupart des CSS qui vivent en dehors de l'attribut style de l'élément, Apple Mail utilise WebKit (donc assez moderne), et Outlook pour Windows rend les e-mails HTML en utilisant le moteur HTML de Microsoft Word depuis Outlook 2007, ce qui signifie que flexbox, grid, les sélecteurs modernes, les polices web et la plupart des animations CSS ne fonctionnent tout simplement pas. Le tableau de compatibilité sur caniemail.com suit tout cela et c'est une lecture déprimante.

La conséquence pratique: les signatures d'e-mail HTML sont conçues contre le plus petit dénominateur commun. Le code que ce générateur produit utilise des styles en ligne et une mise en page basée sur des tableaux, la seule combinaison qui survit au voyage à travers Outlook desktop, Outlook 365 web, Gmail, Apple Mail, Yahoo, iCloud et les divers clients mobiles sans s'effondrer.

Ce qui doit figurer dans une signature moderne

Il n'y a pas une seule signature "correcte," mais les éléments qui gagnent constamment leur place:

• Nom, légèrement plus grand et plus gras que le reste. La première chose que le destinataire doit voir.
• Titre et entreprise, ligne secondaire, couleur plus claire. Combinez sur une ligne si les deux sont courts.
• Téléphone, enveloppé dans un lien tel: pour qu'un tap sur mobile compose.
• E-mail, enveloppé dans un lien mailto:, principalement pour la complétude; les destinataires connaissent déjà votre adresse.
• Site web, cliquable, souvent dans la couleur d'accent de la marque.
• Logo ou photo, généralement 60 à 100 px carrés ou une bannière 150×40. N'allez pas plus grand; les grandes images gonflent chaque e-mail sortant.
• Icônes sociales, 24 à 32 px, deux ou trois au maximum. LinkedIn, X, GitHub, parfois Instagram, faites correspondre à ce que votre public utilise.

Optionnel, de plus en plus courant depuis 2020: les pronoms (il/lui, elle/elle, iel/iel) sur la même ligne que le titre.

Ce qu'il faut laisser de côté

• Citations inspirantes. Les destinataires les trouvent constamment non professionnelles dans les études; peu de gens veulent une signature d'entreprise suivie de Gandhi.
• Ajouts automatiques du style "Envoyé depuis mon iPhone". Les destinataires savent que l'e-mail mobile existe; la ligne n'ajoute rien.
• Polices multiples. Restez avec une seule. Mélanger les polices dans un e-mail HTML revient à demander à Outlook d'en substituer la mauvaise.
• Logos lourds de plus de 50 Ko. Chaque e-mail que vous envoyez porte le poids; les signatures lourdes gonflent rapidement les fils de conversation.
• GIF animés dans des positions critiques. Outlook 2007 à 2019 rend les GIF animés uniquement comme première image, concevez en conséquence.
• Images d'arrière-plan. Outlook desktop a un support notoirement bogué des images d'arrière-plan. Utilisez plutôt des remplissages de couleur unie.
• Listes de compétences ou de services. Une signature n'est pas un panneau d'affichage. Liez à une page de profil si le public a besoin d'en savoir plus.

Pourquoi des tableaux et des styles en ligne?

Deux réalités de compatibilité font de ceci le seul choix sûr:

1. Outlook desktop rend le HTML en utilisant Microsoft Word. Le moteur HTML de Word ne comprend pas display: flex, display: grid, le positionnement moderne, la plupart des pseudo-classes, ou les polices web au-delà de quelques polices système. Les tableaux avec des largeurs explicites et des paddings en ligne sont ce que Word peut mettre en page de manière fiable.
2. Gmail dépouille agressivement les CSS qui vivent dans un bloc <style> ou une feuille de style externe, même cités dans une réponse à un e-mail, ces règles disparaissent. Les CSS dans les attributs style="..." sur des éléments individuels survivent.

La combinaison, mise en page en tableau pour la structure, styles en ligne pour les règles visuelles, produit une signature qui a la même apparence dans Outlook, Gmail, Apple Mail et les diverses variantes Outlook web. La sortie de cet outil suit ce modèle.

Comment la coller où elle va

• Gmail (web): Cliquez sur l'engrenage, Voir tous les paramètres, Général, faites défiler jusqu'à Signature, Créer nouvelle, cliquez dans l'éditeur et collez. Gmail préserve les styles en ligne. Définissez comme par défaut pour les nouveaux mails / réponses et enregistrez les modifications.
• Outlook 365 / Outlook sur le web: Paramètres (icône engrenage), Courrier, Composer et répondre, Signature électronique, cliquez dans l'éditeur et collez. Enregistrer.
• Outlook desktop (Windows): Fichier, Options, Courrier, Signatures, Nouveau, nommez-la, collez dans l'éditeur, enregistrez. Attribuez à un compte par défaut si vous en avez plusieurs.
• Outlook pour Mac: Outlook, Préférences, Signatures, cliquez sur +, collez.
• Apple Mail: Mail, Réglages, Signatures, glissez la signature rendue (ou collez avec Édition, Coller). Si la mise en forme est perdue, décochez "Toujours faire correspondre la police de message par défaut" et recollez.
• iOS Mail / Outlook iOS: Les clients mobiles sont plus délicats, collez dans un brouillon sur ordinateur, copiez à partir du brouillon rendu, puis collez dans les paramètres de signature iOS. Le collage HTML direct sur mobile préserve rarement la mise en forme.

Choix d'hébergement d'image

Deux façons d'inclure une image dans une signature, chacune avec des compromis:

• URL d'image hébergée, le <img src> pointe vers une URL HTTPS accessible publiquement. Le client de messagerie du destinataire récupère l'image lorsqu'il ouvre le message, souvent après avoir demandé la permission via l'invite "afficher les images." Bon marché, mais chaque destinataire déclenche une requête serveur, et les pixels de suivi qui chevauchent les images de signature sont l'une des façons originales dont l'analyse du taux d'ouverture fonctionne.
• Image Base64 intégrée, l'image est intégrée directement dans le HTML sous forme d'URI data:image/...;base64,.... Survit proprement au transfert, pas de récupération externe, mais gonfle chaque e-mail de la taille encodée de l'image et est dépouillée ou signalée par Outlook 2007 à 2019 desktop.

L'option fiable pour une signature d'entreprise: une image HTTPS hébergée de taille modeste (moins de 30 Ko), avec l'attribut alt rempli pour qu'elle se dégrade en texte lisible lorsque les images sont bloquées.

Conformité et exigences légales

Plusieurs juridictions exigent légalement des informations spécifiques dans les signatures d'e-mail professionnelles:

• Royaume-Uni, le Companies Act 2006 exige que les sociétés à responsabilité limitée incluent le nom de la société enregistrée, l'adresse du siège social enregistrée, le numéro d'enregistrement et le lieu d'enregistrement dans la correspondance commerciale, y compris les e-mails. Les entrepreneurs individuels sont exemptés.
• Allemagne, le Telemediengesetz (TMG) a des exigences Impressum similaires: nom complet de l'entreprise et forme, adresse enregistrée, coordonnées, tribunal d'enregistrement et numéro d'enregistrement, numéro de TVA le cas échéant.
• UE plus largement, le RGPD n'exige pas spécifiquement les coordonnées dans les signatures, mais un moyen clair de contacter un responsable du traitement fait partie d'une conformité plus large et une signature est un endroit naturel pour cela.
• Industries réglementées, services financiers, cabinets juridiques, soins de santé, et autres nécessitent souvent des avertissements spécifiques (avis de confidentialité, divulgations juridiques de type FCA, avertissements liés à HIPAA). Vérifiez les exigences de votre secteur.

Erreurs courantes

1. Concevoir dans un outil web et exporter vers l'e-mail. Le CSS moderne ne survit pas dans Outlook desktop. Construisez pour les contraintes d'e-mail dès le début.
2. Imagerie décorative lourde. Chaque e-mail que vous envoyez (et chaque réponse que quelqu'un fait) porte le poids. Visez moins de 30 Ko de poids d'image total de signature.
3. Omettre le texte alt sur les images. Lorsque les images sont bloquées (par défaut d'Outlook desktop pour les expéditeurs externes), un alt vide effondre la mise en page. Définissez toujours un texte alt descriptif.
4. Mettre toutes les coordonnées dans l'image. Si un destinataire bloque les images, il ne voit rien. Les informations critiques (nom, titre, téléphone) doivent être en texte HTML.
5. Longues URL affichées en entier. Enveloppez-les dans un lien court ou utilisez un texte d'ancrage ("LinkedIn") au lieu de https://www.linkedin.com/in/votrenom-12345.
6. Citations, slogans et lignes de motivation. Les destinataires les trouvent largement non professionnelles.
7. Signatures différentes sur les appareils. Définissez la même signature sur chaque appareil à partir duquel vous envoyez du courrier, les destinataires remarquent l'incohérence sur les fils où vous répondez depuis l'ordinateur et le mobile.

Foire aux questions

Pourquoi ma signature a-t-elle un aspect différent dans Outlook par rapport à Gmail?

Différents moteurs de rendu. Outlook desktop utilise le moteur HTML de Microsoft Word et rend de nombreuses propriétés CSS différemment d'Apple Mail basé sur WebKit ou des moteurs utilisés par Gmail web et Outlook 365 web. La signature que cet outil produit est conçue pour être acceptable dans tous, jamais identique, mais toujours reconnaissable comme la même signature.

Puis-je inclure un GIF animé?

Oui, mais Outlook 2007 à 2019 desktop rend les GIF animés uniquement comme première image. Concevez la première image pour qu'elle tienne seule, si votre animation dépend d'une séquence pour transmettre du sens, vous perdrez la moitié de votre public. Gmail, Apple Mail et Outlook 365 web jouent les GIF normalement.

Mes données sont-elles téléchargées quelque part?

Non. La signature est entièrement construite dans votre navigateur. Votre nom, titre, coordonnées et URL sociales vont du formulaire à l'aperçu au presse-papiers, jamais à un serveur, jamais à un point d'analyse, jamais à une liste de marketing. De nombreux sites créateurs de signatures monétisent en récoltant exactement ces données de contact; celui-ci ne le fait pas.

Devrais-je inclure une photo de moi?

Optionnel. Les photos rendent les signatures plus personnelles et chaleureuses, mais elles ajoutent du poids d'image et déclenchent l'invite "afficher les images" dans de nombreux environnements d'entreprise. Une petite (60 à 80 px) photo d'identité tend à bien tomber; une photo de la taille d'une bannière non. Si votre rôle est largement B2C, ventes, succès client, recrutement, une photo aide; dans des contextes fortement B2B, nom + titre suffisent.

Quelle est la clause de non-responsabilité légale que certaines entreprises utilisent?

Courant dans les industries réglementées (finance, droit, soins de santé): "Cet e-mail et toutes ses pièces jointes sont confidentiels et destinés uniquement au destinataire. Si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer l'expéditeur et le supprimer." Que cela soit légalement applicable est débattu par les juristes, mais c'est une pratique courante dans de nombreux secteurs. Les entreprises britanniques doivent légalement inclure leur nom enregistré, leur siège social enregistré, leur numéro d'enregistrement et leur lieu d'enregistrement sur la correspondance commerciale conformément au Companies Act 2006.

Puis-je avoir différentes signatures pour différentes réponses?

La plupart des clients majeurs (Gmail, Outlook, Apple Mail) vous permettent de créer plusieurs signatures et de choisir laquelle est utilisée par défaut pour les nouveaux messages et laquelle (souvent une version plus courte) pour les réponses et les transferts. Construisez les deux avec cet outil et attribuez chacune à son emplacement dans les paramètres du client.

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